Friday, July 30, 2010

Membuat Mail Merge di office 2007


A. Membuat Mail Merge
Membuat Dokumen Utama
1. Untuk menggunakan data surat yang sudah ada, buka dokumen tersebut.
Untuk membuat dokumen surat baru, buka sebuah dokumen yang baru.
2. Pilih menu Tools-Mail Merge.
3. Klik Create-Form Letter-Active Window.
4. Klik Get Data. Untuk membuat data baru, klik Create Data Source dan kemudian tentukan spesifikasi field yang akan dipergunakan dengan cara memilih nama field yang kita perlukan atau hapus semua field yang tersedia dan kemudian Anda buat nama field baru.
5. Tentukan nama file yang akan dipergunakan sebagai penyimpan data.
6. Klik Edit Main Document pada kotak pesan yang muncul.
7. Ketikkan teks dan grafik yang akan dimunculkan di setiap surat.
8. Klik dimana Anda akan memasukkan informasi yang selalu berubah disetiap surat. Kemudian, pada toolbar Mail Merge, klik Insert Merge Field,
dan kemudian klik nama field yang akan disisipkan.
9. Simpan dokumen utama.

B. Mendefinisikan Data
1. Klik pada tombol Edit Data Source untuk memunculkan Data Form.
2. Isikan data pada Data Form yang muncul.
3. Pergunakan Tab atau Enter untuk pindah ke field berikutnya dan Shift Tab untuk ke field sebe-lumnya. Anda juga bisa langsung melakukan klik pada field yang akan diisi datanya.
4. Untuk memasukkan data yang sudah ada ke file Data Source dan memasukkan data yang ba-ru, klik tombol Add New.
5. Ulangi langkah 3 dan 4 untuk memasukkan data berikutnya, dan setelah selesai, klik OK.
Menggabung Data Ke Dokumen Utama
Melihat Tampilan Sementara di Dokumen Utama
1. Klik tombol View Merged Data
2. Gunakan tombol navigasi di toolbar Mail Merge untuk berpindah antar data


C. Menggabungkan ke Dokumen Baru
1. Klik pada tombol Merge To New Document
MS Word akan membuat sebuah dokumen baru yang berisi surat yang sudah digabung. Setiap surat diletakkan dalam lembaran yang terpisah.
2. Untuk kembali ke dokumen utama, pilih menu Window, diikuti dengan memilih nama do-kumen utama.
Untuk menyimpan dokumen gabungan, simpan sebagaimana menyimpan dokumen Word lain-nya.
Untuk menutup dokumen hasil gabungan tanpa menyimpan, klik tombol Close.
Catatan Anda juga boleh mengedit teks didokumen gabungan sebagaimana mengedit do-kumen Word lainnya.